Laitier

Entreprise dans le secteur des fromages

Simplifier la veille réglementaire HSE et accélérer l’évaluation de conformité

Contexte Submergées par le volume de textes réglementaires à analyser, les équipes de notre client peinaient à évaluer leur conformité dans les délais et à identifier les actions à mettre en œuvre. Grand site industriel confronté à de nombreux enjeux en matière d’environnement, d’énergie, de santé et de sécurité des personnes, notre client s’appuyait sur un prestataire de veille réglementaire pour identifier les textes susceptibles de concerner ses activités. Si cette organisation lui permettait de bénéficier d’une veille réglementaire étendue, elle générait également un volume considérable de textes et de points de contrôle à traiter. Les équipes devaient ainsi identifier les exigences réellement applicables à leur site, les analyser et évaluer leur niveau de conformité, tout en assurant leurs missions opérationnelles.

Enjeux Conséquence : une accumulation d’informations difficilement exploitables, des retards récurrents dans les évaluations de conformité et une difficulté à identifier et engager les actions correctives nécessaires. Le principal enjeu était de permettre aux équipe de :

disposer d’une base réglementaire pertinente et ciblée sur les activités réelles du site ;
identifier rapidement les nouveautés réglementaires applicables ;
évaluer leur conformité sans être submergées par un volume excessif de textes et d’exigences ;
disposer d’un appui juridique en cas de question ou de difficulté d’interprétation ;
assurer un suivi structuré et digitalisé des éventuelles non-conformités et des actions associées.

Notre solution

Une veille réglementaire ciblée, accompagnée d’un dispositif juridique et digital complet Pour répondre à ces enjeux, le client a choisi de mettre en place CEBIOS VEILLE ( Formule performance + ). La solution repose sur une revue complète des exigences réglementaires en fonction des activités précises du site, permettant de constituer une base de textes applicables à la fois complète et maîtrisée. Les équipes bénéficient ensuite d’une communication en temps réel des nouveautés réglementaires, afin d’identifier sans délai les évolutions susceptibles d’avoir un impact sur leur activités.

Un accompagnement méthodologique dès le démarrage Lors de la mise en place, le service juridique CEBIOS accompagne les équipes dans la définition de leur méthodologie d’évaluation de la conformité. Cet accompagnement permet de structurer les pratiques et de faciliter l’appropriation de la démarche par les utilisateurs.

Un backoffice juridique pour répondre aux questions d’interprétation CEBIOS VEILLE intègre également un backoffice juridique, permettant aux équipes de solliciter les juristes CEBIOS lorsqu’une question d’interprétation ou d’application d’une exigence réglementaire se présente.
Le client a par ailleurs retenu une assistance juridique complémentaire (option) + en visioconférence, destinée à accompagner les équipes dans le traitement mensuel des nouvelles exigences applicables et dans leur évaluation de conformité.

Une gestion digitalisée des non-conformités La solution intègre enfin un système de traitement des non-conformités entièrement digitalisé.
Les écarts identifiés lors des évaluations peuvent ainsi être suivis de manière structurée, avec la possibilité de déclencher et de piloter les actions nécessaires.

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Résultats

Une réglementation mieux ciblée, une conformité évaluée plus rapidement La mise en place de CEBIOS VEILLE a permis au client de transformer sa veille réglementaire en un dispositif plus ciblé, plus opérationnel et plus facilement exploitable par les équipes.

Une base réglementaire complète mais allégée Les équipes disposent désormais d’une base de textes applicables correspondant aux activités précises du site, facilitant l’identification des exigences réellement pertinentes et leur analyse.

Une évaluation de conformité accélérée Les nouvelles exigences peuvent être analysées et évaluées plus rapidement, permettant au site de mieux prendre en compte les évolutions réglementaires et, lorsque cela est nécessaire, de lancer rapidement les actions appropriées.

Un accès rapide à l’expertise juridique Les questions adressées au service juridique CEBIOS sont prises en charge en moins de 48 heures, offrant aux équipes un appui rapide en cas de difficulté d’interprétation.

99 % des textes applicables évalués dans le mois Grâce à ce dispositif, 99 % des textes applicables sont évalués dans le mois suivant leur parution, permettant au client de disposer d’une vision actualisée de sa situation réglementaire et de réagir rapidement aux nouvelles exigences.

Avec CEBIOS VEILLE, le client dispose aujourd’hui d’un dispositif lui permettant de maîtriser le volume de sa veille réglementaire, accélérer l’évaluation de ses nouvelles obligations et sécuriser leur interprétation. La combinaison d’une veille réglementaire adaptée aux activités du site, d’une expertise juridique accessible et d’outils digitaux de gestion de la conformité permet aux équipes de passer d’une logique de collecte de textes à une véritable démarche opérationnelle de maîtrise de la conformité réglementaire.

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