CEBIOS Veille: Comment réaliser sa veille réglementaire avec efficacité et en gardant le sourire ?

La veille réglementaire est une activité complexe dont les résultats sont primordiaux pour les entreprises, collectivités et administrations qui doivent être en conformité vis à vis des exigences réglementaires, juridiques, mais également normatives. Cet exercice demande une identification des sources et des textes associés, un tri, une compréhension et une analyse fine de la conformité vis à vis des exigences. Un travail complexe, souvent mal aimé, auquel les entreprises, collectivités et administrations ne consacrent pas assez de ressources par rapport aux enjeux. Un travail qui demande un véritable savoir faire et qui s’il est réalisé avec efficacité permet de nombreux bénéfices : Identification de ses devoirs induisant une connaissance de ses obligations et de ses droits, souvent mal identifiés même quand ils sont positifs et favorables pour la structure : aides, subventions…, mais également anticipation des réglementations à venir et de leurs impacts souvent stratégiques

Les enjeux sont cruciaux dans les domaines de la santé et sécurité au travail, de l’environnement, de l’énergie, HSE, RSE, de la sécurité des personnes, et de la sécurité des aliments qui sont en évolution réglementaire permanente. La crise du coronavirus (Covid 19) en est l’exemple type, avec une réglementation qui évolue de jour en jour et des impacts majeurs pour les structures et leurs organisations

Mais pourquoi réaliser une veille réglementaire ?

Les raisons sont nombreuses et répondent à plusieurs objectifs que nous allons détailler :

• Tout d’abord essayer de répondre à ce célèbre adage « Nul n'est censé ignorer la Loi ». Mais la tache est très complexe, avec, au 25 janvier 2019, environ 318 000 articles législatifs et réglementaires en vigueur, le plus studieux des juristes ne relèverait pas un tel défi. Il est donc impératif de rendre accessible et intelligible la réglementation applicable à son activité. La non prise en compte des réglementations applicables, qu’elles soient nationales, européennes ou mondiales, peut induire des risques critiques pouvant mettre en péril la pérennité de l’activité et engager la responsabilité des entités qui peuvent s’exposer à de lourdes conséquences. L’activité de veille réglementaire est parfois perçue comme une perte de temps et un coût financier alors que c’est un investissement de long terme et une activité stratégique
• Mais également, anticiper les réglementations à venir qui sont en évolutions constantes. Ces futures réglementations peuvent être à l’origine de profonds changements induisant des contraintes qui peuvent être des risques majeurs pour les entités, mais également des opportunités fortes pour celles qui les ont anticipées ? Cela peut constituer un véritable avantage concurrentiel.
• Enfin, répondre aux exigences du marché et de ses clients souvent associées à des exigences normatives incluant le respect des exigences réglementaires. Ces exigences sont aujourd’hui primordiales et permettent l’accès à la majorité des marchés avec des exigences de plus en plus importantes et variées en écho avec les enjeux sociétaux actuels : crise environnementale, responsabilité sociétale des entreprises, défis énergétiques …

Comment réaliser sa veille réglementaire ?

La première étape est d’identifier les textes applicables à son activité. Mais la mission n’est pas simple car les sources sont nombreuses et les informations sont multiples. On a souvent l’impression d’être noyé sous un flux d’informations dont il est difficile d’identifier celles qui sont applicables de celles qui ne le sont pas, et celles qui sont contraignantes de celle qui sont informatives. Cela revient parfois à rechercher une « aiguille dans une dans une botte de foin ». Le risque est évident ne pas pouvoir faire ressortir les textes clés. La réussite de cette démarche passe par une identification précise des sources par thématique et de les catégoriser en fonction de son activité. Une mission délicate qui requiert une grande compétence et un temps de travail conséquent.

La seconde étape est de sélectionner des sources clés qui seront vos références et dont le contenu sera fiable, exhaustif, exploitable et mis à jour régulièrement. Parmi ces sources on retrouve des sites web, des bases de données, la presse spécialisée, les revues, les interprofessions mais également des sources moins formalisées comme des avis d’experts, des retours du marché, des études scientifiques.

La troisième étape est, en utilisant les sources de références, de constituer sa base de textes applicables. C’est un travail fastidieux mais essentiel pour avoir une veille réglementaire performante. Une fois ce travail réalisé, il faudra s’assurer de l’intégration régulière des nouveautés réglementaires dans cette base et la mise à jour des textes la constituant : réglementation abrogée, nouvelle réglementation, texte consolidé. La planification régulière de l’analyse des sources est un gage de réussite pour la bonne prise en compte des évolutions réglementaires.

La quatrième étape sera d’évaluer sa conformité réglementaire vis à vis d’un texte. Une étape sensible qui demande une bonne connaissance de la loi et de son interprétation. Cette étape demande du temps, certaines réglementations comportant parfois plusieurs centaines d’articles à interpréter. Et la lecture et l’interprétation de texte juridique n’est pas toujours facile pour de « simples profanes ». L’entité doit être capable d’évaluer son taux de conformité réglementaire à un moment précis et d’identifier ses déviations vis à vis de la réglementation

La cinquième étape, sera de mettre en place des plans d’actions, de diffuser l’information afin de lever les non conformités réglementaires et d’atteindre le « 100% de taux de conformité réglementaire ». Ce travail se base sur des mécaniques classiques d’amélioration continue et de management des risques en mettant en place des actions curatives, des analyses de causes et des actions correctives qui vont impliquer de nombreux acteurs de l’organisation

Toutes ces étapes constituent un véritable processus de veille réglementaire au cœur des entreprises, administrations et collectivités

Veille réglementaire sectorielle et/ou veille réglementaire HSE / QSE / RSE ?

Il n’est pas évident de savoir quelle approche choisir pour réaliser sa veille réglementaire :  une approche sectorielle spécifique de sa filière d’activité ou une approche plus transversale selon les thématiques : HSE, Sécurité et santé au travail, Environnement, Energie, RSE, Sécurité des personnes, Sécurité des aliments.  La réponse c’est qu’il faut faire les deux, afin de prendre en compte toutes les thématiques mais en gardant uniquement les textes applicables à son secteur, son activité spécifique et son site afin de ne pas être débordé par la quantité de texte.

Il est également important de souligner que de nombreuses normes et référentiels internationaux comprennent dans leurs exigences une identification des textes réglementaires applicables à l’audité ainsi qu’une évaluation du taux de conformité : ISO 14001, ISO 22000, ISO 45001, ISO 50001, MASE,  IFS, BRC… L’approche sectorielle combinée à l’approche transversale permet une réponse globale.

CEBIOS VEILLE, un service complet de veille réglementaire :

Afin de faciliter la réalisation et la réussite de votre veille réglementaire, CEBIOS propose un service complet de veille réglementaire pour les domaines HSE, Sécurité et santé au travail, Environnement, Energie, RSE, Sécurité des personnes, Sécurité des aliments.

C’est tout d’abord une plateforme dédiée comportant plus de 12000 textes réglementaires dont les jurisprudences avec des fiches de synthèse et résumé. Ces textes sont complétés pour tous les domaines par des actualités normatives et scientifiques. Ils sont organisés dans plus de 800 catégories différentes permettant à la fois précision et exhaustivité. De quoi élargir l’horizon des utilisateurs.

C’est une alimentation quotidienne des nouveaux textes avec plus de 1200 nouveautés par an issus de plus de 50 sources différentes

Fruit de 6 années de développement, la plateforme intègre toutes les fonctionnalités pour identifier les textes applicables et évaluer votre taux de conformité (avec système de traitement et de suivi des non conformités intégré). En plus l’ergonomie a été pensée pour que son utilisation soit un véritable « jeu d’enfant » dans un environnement agréable.

Afin de vous faire gagner un temps précieux, la base de textes applicables à vos activités prenant en compte le ou les domaines demandés, est réalisée par notre équipe de veille réglementaire composée d’experts : Juriste en Droit de l’environnement et de la Sécurité des personnes, Ingénieur QHSE, Ingénieur agroalimentaire, Risk Manager. De plus vous bénéficiez d’un système innovant permettant d’identifier automatiquement les nouveautés réglementaires vous concernant et de les préclasser selon leur catégorie précise. Un gain de temps important vous permettant de vous concentrer sur l’analyse de la conformité et des potentielles actions à réaliser.

Mensuellement, vous recevez un e-mail contenant les nouveautés réglementaires du mois par domaine. Un petit rappel vous permettant de toujours être à jour !

Mensuellement vous pouvez également participer à nos visioprésentations de l’actualité du mois animées par notre équipe pour un focus sur un texte précis !

Un bilan annuel par thématique est organisé avec l’ensemble des utilisateurs permettant une prise de hauteur et un échange entre professionnel

De plus, vous disposer d’un back office pour toutes vos questions vis à vis de l’interprétation d’un texte réglementaire. Vous ne serez plus jamais seul pour réaliser votre veille réglementaire.

Enfin des innovations informatiques ont été développées pour répondre aux attentes des groupes avec des services et offres multisites parfaitement adaptées

Un service répondant aux exigences des normes et référentiels ISO 14001, ISO 22000, ISO 45001, ISO 50001, MASE, IFS, BRC… et répondant aux attentes des PME jusqu’aux groupes internationaux