La veille réglementaire concerne un large éventail de domaine d’application. Aujourd’hui, la majorité des entreprises sont concernées par ces besoins.
Tout d’abord, de quoi parle-t-on quand on évoque “Veille réglementaire” ?
La veille réglementaire est une activité qui permet d’anticiper les réglementations nationales, européennes ou internationales susceptibles d'avoir un impact sur les activités ou la stratégie de l'entreprise.
La veille réglementaire consiste donc à identifier et répertorier les nouveaux textes qui sont applicables à l'entreprise. L'objectif est ensuite de traiter la conformité des textes vis-à-vis des activités de l’entreprise, mais également de définir des actions à mettre en place afin de se conformer à ces obligations.
La veille réglementaire s’étend sur 3 domaines: Environnement, Santé et Sécurité au travail, Sécurité des Aliments.
Par ailleurs, il ne faut pas confondre “veille réglementaire” et “veille juridique” qui ne désignent pas tout à fait la même chose, même si la différence entre les deux activités est subtile. En effet, la veille juridique va aller un peu plus loin que la veille réglementaire, dans le sens où elle permet une vraie anticipation en se tenant informé des futures nouveautés, notamment liées aux évolutions de la jurisprudence (les décisions rendues par les tribunaux) en plus des évolutions législatives et réglementaires. Elle concerne donc non seulement les nouvelles lois et règlements, mais aussi les interprétations juridiques fournies par les tribunaux.
Mais à quoi sert-elle vraiment ?
Dans les secteurs réglementés, la veille réglementaire est une obligation légale. La veille réglementaire permet de rester informé des nouvelles lois, décrets, arrêtés, directives, etc. Elle aide donc les entreprises à identifier les obligations légales qui leur sont applicables et à s'assurer qu'elles les respectent. Cela peut éviter des sanctions, des amendes et d'autres conséquences négatives liées à la non-conformité de certaines exigences.
Elle est souvent confiée au Responsable Qualité d’une entreprise ou au Responsable des affaires réglementaires pour que la surveillance de potentiels nouveaux textes de lois soient quotidienne. Un usage quotidien permet d’identifier les changements rapidement et de pouvoir s’y adapter. En effet, en surveillant les évolutions réglementaires, les entreprises peuvent anticiper les changements à venir et adapter leurs pratiques pour minimiser les risques juridiques et financiers. Cela inclut la préparation en vue de nouvelles exigences ou restrictions.
De plus, les parties prenantes telles que les clients, les partenaires, les fournisseurs et les investisseurs s'attendent à ce que les entreprises respectent les normes et les réglementations en vigueur. Une veille réglementaire solide peut aider à maintenir des relations positives avec ces parties prenantes.
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La veille réglementaire est constituée de plusieurs processus :
La veille réglementaire implique plusieurs processus interconnectés qui permettent de surveiller, d'analyser et de gérer les évolutions des réglementations. Voici les principales étapes du processus de veille réglementaire :
1- Collecte d’informations:
Il s'agit tout d’abord de rassembler les sources d'informations pertinentes pour la veille réglementaire (sites web officiels des autorités gouvernementales, les organismes de normalisation, les bases de données légales, les publications officielles…)
2- Surveillance continue:
Une fois les sources identifiées, il faut mettre en place un système de surveillance continue pour détecter les nouvelles réglementations, les modifications et les mises à jour. Cela peut être effectué manuellement, mais de nombreux outils et logiciels automatisés existent pour faciliter cette tâche (voir ci-dessous).
3- Analyser l’applicabilité de ces nouveautés et évaluer leur impact
Une fois les nouvelles réglementations identifiées, elles doivent être analysées en détail pour comprendre leur impact potentiel sur les activités de l'entreprise. Il s'agit de déterminer si une réglementation nécessite des actions spécifiques pour la conformité de celle-ci.
4- Interprétation:
Certaines réglementations peuvent nécessiter une interprétation spécifique pour comprendre comment elles s'appliquent à l'entreprise, ainsi de comprendre les modalités pour être conforme. Cela peut impliquer de consulter des experts juridiques ou des consultants spécialisés.
5- Mise en conformité :
Si une nouvelle réglementation ou une mise à jour impacte d’une façon ou d’une autre les activités de l'entreprise, il faut prendre toutes les mesures nécessaires pour s'y conformer. Cela peut impliquer des modifications dans les processus internes, les pratiques, etc.
6- Gestion du suivi et adaptation :
La veille réglementaire est un processus continu. Il est primordial de mettre en place un système de suivi pour s'assurer que l'entreprise reste conforme aux réglementations en constante évolution. Si des changements surviennent dans les réglementations, l'entreprise doit être capable de s'adapter rapidement pour éviter les risques de non-conformité. Il est par ailleurs également important d’avoir un historique de toutes les actions menées par l’entreprise pour traiter les textes qui lui sont applicables.
La veille réglementaire by CEBIOS
Chez CEBIOS, nous proposons un service de veille réglementaire : CEBIOS Veille.
Cet outil des plus complets se découpe selon 3 domaines : santé et sécurité des personnes, environnement et énergie et sécurité des aliments. Vous pouvez retrouver de nombreuses fonctionnalités vous permettant de vous aider au quotidien dans les activités de votre entreprise : choix du ou des domaines en fonction de vos activités, organisation par catégorie pour trier selon les domaines vous concernant, diverses automatisation et bien plus. Cependant, l’atout principal de cet outil reste son équipe de juristes !
En effet, ce sont eux qui ajoutent les textes à la plateforme accompagnés d’un résumé pour vous y retrouver plus rapidement. Nos juristes intègrent également les propositions et projets de lois, les retraits/rappels dans la catégorie sécurité des aliments, ainsi que les articles d’actualités. Notre équipe vous accompagne dans les trois domaines de notre veille.
CEBIOS Veille, vous facilite donc la tâche, et permet d’automatiser une bonne partie des processus évoqués un peu plus haut dans l’article, vous procurant un gain de temps certain !
La veille réglementaire ne doit pas être une corvée, on vous propose la solution !
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